Deseori vad in cadrul companiilor o graba pentru reducerea costurilor. E o atitudine sanatoasa, mai ales in fata ultimelor schimbari micro si macro economice care au fost cauzate in urma pandemiei COVID-19. Multe companii, de la start-up-uri pana la corporatii au constientizat ca este nevoie de o schimbare reala a felului in care trebuie sa se abordeze conducerea unui business pentru a fi sustenabil pe termen lung cu efort redus. Vanzarile sunt foarte importante pentru sustinerea pe termen lung a business-ului, dar la fel de important este si felul in care sunt executate activitatile zilnice din cadrul proceselor de business. De ce? Altfel cum poti sti care este perfomanta proceselor tale de business si ce resurse iti consuma, si mai ales unde sunt consumate aceste resurse? Cum poti sa te pregatesti de o eventuala scalabilitate a business-ului intr-un mod sustenabil pe termen lung si cu putine “batai de cap”?

Avand in vedere faptul ca traim in plina revolutie IT (cuvintele de genul AI, ML, RPA, automatizare, digitalizare sunt la ordinea zilei), ca antreprenori, logica si intuitia ne duce in directia de a investi in solutii software care sa ne eficientizeze afacerea prin reducerea numarului de activitati. Astfel avem informatiile din cadrul procesului nostru centralizare si activitiatile zilnice sunt simplificate si automatizate. E o logica foarte sanatoasa, doar ca aceasta selectie si implementare trebuie facuta cu o abordare strategica pe termen lung pentru a putea fi sustenabila cu un consum minim de resurse. S-ar putea sa cumperi un software nou care sa nu se poata conecta direct cu celelalte procese sau solutii software deja existente si astfel sa generezi mai multa munca aditionala decat in trecut. Sau s-ar putea ca solutia software tocmai implementata sa te ajute doar pe jumatate in munca de zi cu zi pentru ca nu are toate functionalitatile necesare.

Cum putem sa vedem si sa ne ferim de aceste capcane? Printr-o diagnosticare pe care oricine o poate parcurge de unul singur pentru a obtine o radiografie a proceselor de business si identificarea in intregime a zonelor cu potential de imbunatatire. Expertii in domeniu au standardizat eficientizarea afacerii in 7 pasi simpli:

1. Inventarul proceselor de business incepand cu nivel macro si terminand cu cel micro la nivel de activitati / task-uri;
2. Cartografierea activitatilor din cadrul fiecarui proces, incepand de la furnizori si terminand cu clientii;
3. Cuantificarea acestor activitati dpvd al resurselor utilizate (ex: timp, oameni, bani etc);
4. Segregarea activitatilor descoperite la punctul #2 in activati cu “valoare adaugata” sau “activitati risipa”;
5. Pentru fiecare “activitate risipa” identificarea efectelor care sunt cauzate in cadrul executiei celorlalte activitati;
6. Prioritizarea acestor efecte pentru a putea sa ne focusam eforturile de imbunatatire in ariile in care putem influenta cel mai mult optimizarea;
7. Pentru top 5 efecte identificate la punctul #6, generarea de solutii care sa tina cont de urmatoarea ordine:
   1. Eliminare
   2. Simplificare
   3. Standardizare
   4. Digitalizare
   5. Automatizare

Astfel se evita riscul de a implementa solutii software care pot genera mai multa munca de reconciliere care poate incarca si mai mult oamenii din cadrul companiei, ducand la scaderea productivitatii si limitarea scalabilitatii afacerii.